sábado, 12 de noviembre de 2011

RENDICIÓN DE CUENTAS Y FISCALIZACIÓN EN LA EDUCACIÓN SUPERIOR

Por Ricardo Ortega Santana* Las entidades públicas están obligadas a la rendición de cuentas a los diferentes órganos de gobierno; la fiscalización a las entidades de educación superior es una tarea de control interno para identificar las áreas de opacidad y de riesgo que son inherentes a cualquier actividad humana donde se manejen recursos federales, estatales y los propios del ente educativo. El presente artículo trata de abordar el tema y explicar la importancia de la rendición de cuentas y fiscalización a las entidades de educación superior. Marco Legal El antecedente legal y el marco jurídico de la rendición de cuentas está sustentado en la Ley de Fiscalización Superior de la Federación, (DOF 29/12/2000) y la Ley de Fiscalización y Rendición de Cuentas a la Federación, (29/05/2009) donde están contenidas las disposiciones legales más recientes en esta materia. Control Interno La implementación de un control interno adecuado al ente educativo es de suma importancia para el buen desempeño de la administración financiera, el manejo transparente de los recursos y el ejercicio eficiente en el gasto con el fin de disminuir el riesgo de fraude. Los procedimientos de auditoría generalmente aceptados por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C. definen la estructura del control interno de una entidad como aquella que consiste en las políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de lograr los objetivos específicos de la entidad; su estructura contempla los elementos de Ambiente de Control; La Evaluación del Riesgo; Los Sistemas de Información y Comunicación; los Procedimientos de Control y La Vigilancia. Es importante tener un panorama ampliado de la entidad educativa, analizar y detectar las diversas deficiencias del control interno, siendo más proactivo que reactivo; es necesario discernir las mejores medidas, elementos y controles que ayudarán a prevenir el fraude y los distintos riesgos a que está sujeta la entidad educativa. Mitigar el riesgo es de vital importancia para la entidad con el fin de no afectar el Patrimonio de la Universidad o del ente educativo. La mitigación del riesgo evitará fraudes y conductas impropias de los servidores públicos a través de la implementación de controles que en su conjunto reduzcan la probabilidad de ocurrencia. Se deben detectar las áreas más vulnerables al riesgo de fraude, (tesorería, recursos financieros, adquisiciones, licitaciones y recursos humanos) entre otros con el fin de dar respuesta inmediata a las conductas impropias de los responsables de las áreas. La administración de riesgos del control interno se podrá llevar a cabo mediante una auditoría financiera o a través del estudio y análisis del informe de auditoría interna o externa, donde se atiendan las observaciones significativas y de mayor peso, la cual puede ser de carácter financiero, contable o regulatorio del ente; las observaciones deben ser atendidas con oportunidad, por otra parte, aquellos riesgos no identificados se podrán atacar mediante un programa en conjunto con el órgano de control interno o de contraloría de la entidad educativa, mediante personal interno o externo dependiendo del nivel de riesgo que se pueda detectar en la entidad; el programa de revisión o diagnóstico del control interno deberá combinar mecanismos de cambio cultural y mejora de los controles internos en los diferentes procesos de la Universidad. Procedimiento de código de conducta Un enfoque proactivo con respecto al control interno y de cambio cultural deberá de promoverse con el fin de no ser reactivos al problema; una forma que las entidades públicas y privadas han enfocado para resolver el problema es mediante la auto-vigilancia de los miembros de la empresa o entidad; por ejemplo el ingresar a una página de reporte de conductas inapropiadas o sospechosas donde cualquier miembro de la Universidad reporta a una área de vigilancia, ésta tendrá la facultad de atender los reportes y tener la fuerza legal para fincar responsabilidades a los funcionarios implicados; por otra parte, deslindar observaciones infundadas. El mecanismo descrito anteriormente ha tenido excelentes resultados en entidades públicas y privadas donde se promueve la autorregulación y las conductas apropiadas de los miembros de la entidad. Un adecuado sistema de control interno y de administración de riesgos aportará solidez y transparencia al ente con el fin de alcanzar sus objetivos institucionales. Al revisar o implementar un código de conducta para el personal administrativo y académico de la Universidad, cualquier desviación podrá reportarse en la plataforma. Evaluación del control interno de los sistemas contables y presupuestales. La entidad educativa tiene la obligación de emitir su información financiera, misma que debe cumplir con los criterios contables pertinentes por lo que es importante mitigar los riesgo de fraude o de información financiera inexacta; el riesgo se mitigará o disminuirá mediante un esquema o programa integral de evaluación de control interno; donde el órgano de control del ente será el responsable de instrumentarlo junto con el contralor interno. El programa de control interno deberá incluir: .-La revisión de la cuenta pública, Balance General y Estado de Situación Financiera. .-Revisión de los sistemas contables y controles internos que son la base en la emisión de los estados financieros. .-La revisión del estado de ingresos y egresos. .-Revisión del estado de flujo de efectivo. .-Análisis del estado del ejercicio del presupuesto. .-Revisión de los estados programáticos. .-Análisis del estado de deuda pública. .-Revisión de los estados analíticos e información general que permita revisar los resultados del ente. Por ende, los procesos de registro, control, salvaguarda de los bienes patrimonio de la Universidad o del ente educativo. Sistemas de información del control interno El desarrollo, implementación y uso de sistemas de información para el monitoreo del control interno deberá ser promovido por los órganos de control de la entidad educativa; los sistemas pueden ser desarrollos informáticos y de mejoras en los diferentes procesos donde se hayan detectado debilidades, procesos recurrentes que no generen valor y que por su naturaleza tengan un alto riesgo de fraude, omisiones u ocultamiento de información. Gestión del ente educativo Existen ya plataformas tecnológicas que apoyan los procesos de toma de decisiones y que sirven de soporte para el control financiero, de operaciones, administración del patrimonio (activos), y la administración de los recursos humanos del ente como los sistemas SAP mismos que son flexibles y se adaptan a las diversas entidades públicas o privadas. Por otra parte, el objetivo de la rendición de cuentas deberá ser enfocado de una manera proactiva misma que deberá atender y cumplir los lineamientos regulatorios y de fiscalización; hay un elemento adicional que es el cumplimiento de los objetivos institucionales y el establecimiento de las métricas que evaluarán el desempeño de la administración de la entidad educativa. Uno de los modelos para la gestión del ente educativo es la implementación del esquema Balanced Scorecard que consiste en una herramienta para el manejo y el control de las estrategias institucionales, que está estructurada en los siguientes elementos: .- Definir objetivo(s) estratégico(s) del ente. .- Llevar la visión o los objetivos estratégicos del ente educativo a resultados operativos. .- Comunicar la visión y los objetivos estratégicos del ente y ligarlos al desempeño de los individuos y las áreas operativas, académicas y administrativas. .- La planeación y el establecimiento de las medidas financieras y no financieras, con el propósito de cuantificarlas y dar seguimiento continuo. .- Retroalimentación, aprendizaje y ajuste a los objetivos estratégicos. Los nuevos enfoques del Balanced Scorecard proponen el desarrollo de mapas estratégicos donde se describa de forma clara la estrategia y objetivos de la entidad; mismos que se presentarán con objetivos vinculados entre sí y presentados en cuatro perspectivas; cada objetivo tendrá indicadores asociados con sus metas y planes de acción; las perspectivas son: Perspectiva Financiera, se enfocará en cumplir con los indicadores financieros dando preponderancia a la búsqueda de liquidez, creación de valor y suficiencia de efectivo para la realización de sus diversos proyectos. Perspectiva Cliente, consistirá en identificar los elementos que los clientes internos y externos, (alumnos, entidades regulatorias, personal académico, administrativo) valoran con el fin de cumplir la visión y objetivos de la Universidad; cumplimiento con la sociedad, formación académica de calidad entre otros elementos. Perspectiva de procesos de la entidad, la herramienta del Balanced Scorecard surgió por las investigaciones para la mejora de procesos; por lo que es de vital importancia la revisión y estudio de los diferentes procesos de la entidad educativa, como su registro contable, el manejo de la tesorería, el control del activo fijo, la revisión de la nómina, entre otros; también identificar las medidas que pueden utilizarse para los procesos críticos y el cumplimiento de resultados positivos en las auditorías internas y externas al ente. Perspectiva de aprendizaje y crecimiento, consiste en dar preponderancia al cambio organizacional, a la innovación y al desarrollo de mecanismos de control interno y de gestión para el cumplimiento en la rendición de cuentas. Un ejemplo de lo comentado es que otras universidades del país han desarrollado un Sistema Estratégico de Gestión Académica, con el fin de buscar mejores prácticas organizativas como la Universidad Autónoma de Tamaulipas, como un referente para el sistema de educación superior; éste se basa en el modelo de Balanced Scorecard. Fortalecimiento de los recursos humanos de la contraloría interna. Es sumamente importante que los miembros de la contraloría interna del ente educativo se encuentren debidamente entrenados, tengan una preparación profesional continua en las disciplinas de auditoría, sistemas de información, procesos y conocimiento amplio del marco regulatorio. Conclusión: La rendición de cuentas y la fiscalización a las entidades de educación superior debe atender los siguientes criterios con el objetivo de satisfacer a los entes regulatorios y de vigilancia: Establecer procedimientos de control interno efectivo. Asignar de manera estratégica los recursos presupuestales para un gasto equilibrado y enfocado al cumplimiento de las políticas, programas y proyectos del ente. Cumplir con la responsabilidad básica de rendición de cuentas a los órganos de fiscalización y a la ciudadanía, por el uso de los recursos públicos. El apego a la nueva Ley General de Contabilidad Gubernamental; con el propósito de desarrollar los sistemas de gestión financiera para el sector público. Tener personal debidamente preparado para la tarea de fiscalización de la entidad educativa, con una alta moral y con apego a la ética de trabajo. *C.P. y M.A., miembro del Colegio de Contadores Públicos de Xalapa, A.C.